香港屋苑訪客登記常要求訪客出示或填寫身份資料，如何兼顧保安和私隱一直是物業管理的實務問題。個人資料私隱專員公署與物業管理業監管局7月23日舉辦研討會，推廣以「智方便」個人碼處理訪客登記和門禁。
個人碼讓用戶在手機生成二維碼，以匿名方式證明所需身份資料，避免物管前台直接抄錄完整身份證內容。官方資料指，超過60個屋苑、政府和商業樓宇已採用，房委會亦在東匯邨和朗善邨試行。技術提供減少資料收集的工具，但物管公司仍要決定收甚麼、保存多久和誰可查閱。
個人碼重點是少收身份資料
傳統訪客登記可能抄寫姓名、身份證號碼、電話和到訪單位，資料一旦保存在紙簿或電腦，便涉及遺失、偷拍、未授權查閱和過度保存風險。個人碼的設計，是讓系統只驗證當次進場所需資料。
匿名並不代表完全沒有紀錄。物業管理系統仍可能保存進出時間、目的地或訪客編號，因此管理者需要在收集前向訪客說明用途，並限制資料只用於保安和門禁。
超過60個屋苑及樓宇已採用
官方指目前已有超過60個住宅屋苑、政府建築及商業樓宇採用個人碼。房委會在東匯邨及朗善邨試行，代表技術正由個別私人項目延伸至公共房屋場景。
採用數量反映市場開始接受數碼身份工具，但不同屋苑的門禁設備、網絡、保安流程和住戶年齡結構差異很大。管理公司需要先做小規模測試，確認掃碼速度、離線處理和繁忙時段排隊情況。
沒有智能手機的訪客仍需替代安排
長者、兒童、旅客、手機沒電或未登記「智方便」的人士，未必能使用個人碼。物管公司不應把單一數碼方式變成進入住宅的唯一途徑，而應保留由住戶確認、臨時訪客證或人工登記等替代程序。
替代程序同樣要遵守資料最少原則。即使使用紙本，也不應因方便而收集完整身份證副本；若只需要確認訪客身份和到訪單位，便應避免增加無關欄目。
物管公司仍須設定保存與查閱權限
使用二維碼不能自動符合私隱要求。系統若把每次進出紀錄永久保存，或讓過多員工查閱，風險仍然存在。管理者應設定合理保存期限，到期刪除，並用帳戶權限和日誌追蹤資料使用。
外判保安、門禁系統供應商和雲端平台也可能接觸資料。屋苑法團或管理公司在採購時應了解資料存放地點、加密、事故通報、分包商和終止合約後的資料處理，不宜只比較掃碼設備價格。
智慧屋苑要把便利與問責放在一起
物業管理使用數碼身份，可減少前台手寫、加快高峰訪客登記，也方便住戶預先邀請訪客。不過，門禁牽涉居住安全和行蹤資料，系統設計需要比一般會員積分或活動登記更審慎。
研討會有超過100人親身出席，網上參與超過3,400人，顯示業界對新工具有實際需求。監管機構後續可透過示範流程、採購清單和事故案例，協助中小型物管公司把私隱要求轉化為日常操作。
住戶若所屬屋苑引入個人碼，可向管理處了解是否自願使用、系統保存哪些資料、保存時間及替代方法。真正的智慧城市服務，不只令入口更快，也要讓市民知道資料如何被使用，並在發生錯誤時有清楚查詢和更正渠道。